Облачная бухгалтерия – это комплекс бухгалтерских программ, которые находится на удаленном сервере и предназначенных для работы через сеть Интернет.
Данные хранятся и обрабатываются в так называемом облаке, которое представляет собой, с точки зрения клиента, один большой виртуальный сервер.
Так как облачная бухгалтерия представляет собой автоматизированное рабочее место для сотрудников компании, то пользователю (это могут быть руководитель организации, главный бухгалтер, менеджеры) для полноценной работы нужен только компьютер и постоянный доступ к сети Интернет.
При использовании облачной бухгалтерии потребителю не нужно приобретать саму бухгалтерскую программу (1С: Бухгалтерия, Инфо-Предприятие, Бухсофт и другие программы).
Пользователь сервиса платит только за аренду бухгалтерской программы, куда входит обслуживание, которое заключается в:
- регулярных обновлениях бухгалтерской программы в связи с изменениями действующего законодательства;
- круглосуточной технической поддержке;
- защите от вирусов; резервном копировании базы данных.
Операции, которые можно совершать в программе облачной бухгалтерии
По своему функционалу облачная бухгалтерия - это та же привычная бухгалтерская программа, в которой можно формировать любые документы и проводить любые операции, которые осуществляет компания в своей хозяйственной деятельности.
Так, например облачная бухгалтерия имеет возможность проведения следующих операций:
- ведение учёта по разным системам налогообложения. Так сервис предоставляет возможность работать в облачной бухгалтерии компаниям и ИП на ОСНО и ОСНО+ЕНВД, УСН, ЕНВД, ПСН;
- одновременное пользование программой несколькими сотрудниками компании;
- ведение регистров бухгалтерского учёта, благодаря которым можно формировать оборотно - сальдовую ведомость по всем счетам, анализы счетов, карточки счетов и другие аналитические данные;
- учёт движения (прихода и выбытия) основных средств и товарно-материальных ценностей. Программа позволяет проводить в бухгалтерском учете операции по поступлению, перемещению, выбытию и списанию основных средств и других товарно-материальных ценностей. При этом можно сформировать необходимые первичные документы (акты, приходные ордера, требования-накладные), а также рассчитать амортизацию;
- формирование расчетных документов по кассе и банку. Программа автоматически выгрузит в банк-клиент платежные поручения, сформирует приходные и расходные кассовые ордера. При этом возможна интеграция сервиса с любыми крупными банками;
- отражение операций по продажам и покупкам. Сервис позволяет формировать счёта-фактуры, товарные накладные, акты;
- начисление заработной платы, налогов и страховых взносов с заработной платы. При этом можно формировать трудовые договоры с сотрудниками организации, приказы на приём и увольнение работников предприятия, вести личные карточки сотрудников фирмы. Помимо этого, сервис помогает начислять отпускные, рассчитать пособие по больничным листам, отразить в учете командировку;
- формирование и сдача отчётности в налоговую инспекцию, внебюджетные фонды, органы статистики. Сервис имеет встроенный налоговый календарь, поможет сформировать декларации и отчёты по УСН, ЕНВД, ОСНО, в том числе налоговую отчетность по налогу на прибыль, НДС, страховым взносам, НДФЛ;
- наличие справочника по правовой информации;
- возможность проверки контрагентов по ИНН;
- наличие форума, где пользователь сервиса может общаться: задавать вопросы и давать советы другим таким же пользователям бухгалтерской программы;
- бесплатный гостевой режим, позволяющий поработать и оценить возможности бухгалтерской программы в действии.
Для кого предназначена облачная бухгалтерия
Сервис облачная бухгалтерия может быть интересен:
- Компаниям, имеющим филиальную сеть или несколько точек продаж, складов, офисов. Все сотрудники будут иметь возможность работать в единой информационной базе, а компания понесет минимальные организационные расходы;
- Малым или «молодым» компаниям, индивидуальным предпринимателям, не имеющим возможности приобрести программные продукты и нести сопутствующие расходы. Услуга позволяет воспользоваться полным спектром программных продуктов для бизнеса с минимальными затратами;
- Бухгалтеру, который обслуживает несколько предприятий. При использовании услуги бухгалтер может работать с базами клиентов, находясь дома или в офисе, при этом сотрудники клиентов могут сами вносить в базу данных все необходимые первичные документы;
- Бухгалтерским и аудиторским компаниям, которые ведут учет на коммерческой основе;
- Организациям, желающим уменьшить затраты на поддержку и сопровождение без потери функциональности.
Преимущества и недостатки облачной бухгалтерии
Преимущества облачной бухгалтерии
Сервис полезен для всех сотрудников, перемещающихся между офисами и домом, командировками и отдыхом, в том числе за рубежом, которым требуется оперативная информация по данным информационной базы.
Также к облаку, развернутому внутри организации, могут подключаться потребители, не являющиеся сотрудниками. Это могут быть поставщики, клиенты, подрядчики и т.д. для того, чтобы, например, получать отчёты о продаже своих товаров или их остатках на складе.
Преимущества облачной бухгалтерии заключаются в следующем:
- сервис доступен в любой точке мира 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, в выходные и праздники;
- можно быстро приступить к работе в системе из любого места, где есть сеть Интернет;
- безопасность данных осуществляется за счет работы по шифрованным каналам связи. При этом данные хранятся в охраняемом дата – центре;
- регулярное обновление программ. Всегда новые формы отчетности;
- разные пользователи программы, которые находятся далеко друг от друга, могут работать одновременно с одними и теми же данными;
- облачная бухгалтерия избавляет от проблем, связанных с покупкой и настройкой сервера и оплатой услуг системного администратора;
- можно воспользоваться помощью профессиональных программистов;
- без установки дополнительных программ можно сдавать отчеты в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат;
- не нужно разворачивать свою офисную компьютерную сеть, поддерживать её работоспособность. Также стоит отметить, что возможность работы в любом месте, как в офисе, так и дома, как командировке, так и на отдыхе, в любое время, с любого компьютера, подключенного к сети Интернет, является конкурентным преимуществом, позволяющим повысить мобильность при принятии стратегических и управленческих решений.
Недостатки облачной бухгалтерии
Помимо явных плюсов, есть и негативные моменты.
Так, к недостаткам сервиса можно отнести следующие минусы:
- могут возникать проблемы на сервере;
- необходимость постоянного подключения к Интернету. Работать из мест, где нет связи - просто невозможно;
- сложность использования программы для неподготовленного пользователя;
- проблемы с информационной безопасностью в отношении защиты данных.
